Processus Coach — Sondage Match
De l'activation du sondage à la convocation des parents
En résumé
Le sondage match permet aux coachs des équipes U9/U11 de collecter les présences, organiser les tâches (gâteau, maillot, covoiturage) et envoyer les convocations — le tout depuis une seule page. Les parents répondent via un lien public, sans compte requis.
Accéder à l'espace coach
Rendez-vous sur la page /coach-matchs. Vous y retrouvez automatiquement tous les matchs à venir des équipes que vous entraînez, avec le nombre de réponses déjà reçues.
La page est accessible à tout entraîneur connecté avec un compte OLB.
Vos équipes sont détectées automatiquement à partir de votre profil.
Activer le sondage pour un match
Sur chaque carte de match, utilisez l'interrupteur « Sondage » pour activer ou désactiver le sondage parents. Tant que le sondage est inactif, le lien public affiche « Sondage non disponible ».
Activez le sondage quelques jours avant le match pour laisser le temps aux parents de répondre.
Vous pouvez le désactiver à tout moment (ex. après le match).
Configurer les détails du match
Cliquez sur le bouton avec le compteur de réponses pour ouvrir la fiche du match. Vous pouvez y renseigner :
Heure de RDV
Ex : 09:30
Coach responsable du RDV
Ex : Thomas
Date limite du sondage
Ex : Veille du match à 20:00
Notes de convocation
Ex : Prévoir maillot blanc, gouter partagé
La date limite bloque automatiquement les nouvelles réponses une fois passée.
Pensez à cliquer sur « Sauvegarder » après vos modifications.
Partager le sondage aux parents
Deux options de partage sont disponibles sur chaque carte de match :
Copier le lien
Copie l'URL publique du sondage dans le presse-papier. Vous pouvez ensuite la coller où vous voulez (groupe WhatsApp, email, etc.).
Partager sur WhatsApp
Ouvre WhatsApp avec un message pré-formaté contenant la date, le lieu, l'adversaire et le lien cliquable du sondage.
Partager tous les sondages
Le bouton orange en haut de page génère un message WhatsApp unique avec tous les sondages de vos matchs, groupés par équipe. Idéal pour envoyer un récapitulatif dans le groupe WhatsApp des parents en une seule fois.
Le message WhatsApp est mis en forme avec emojis, en-tête OLB et séparateurs pour un rendu professionnel.
Le sondage est disponible pour les équipes U9 et U11 (mini-basket).
Suivre les réponses en temps réel
Les réponses s'affichent automatiquement sur la carte de match. Vous voyez en un coup d'œil :
Gâteau
Qui peut apporter le gâteau
Maillot
Qui peut laver le maillot
Accompagnement
Qui peut conduire + nb de places
Covoiturage
Qui cherche une place
Cliquez sur le compteur de réponses pour voir le détail (nom de l'enfant, parent, email, téléphone, notes).
Les réponses sont enregistrées même si le parent n'est pas inscrit sur le site.
Envoyer la convocation par email
Une fois que suffisamment de parents ont répondu, ouvrez la fiche du match et cliquez sur « Envoyer convocation ». Un email professionnel est envoyé à chaque parent ayant répondu, avec tous les détails du match (date, lieu, RDV, coach, notes).
L'envoi n'est possible que si au moins une réponse a été enregistrée.
Le bouton affiche le nombre d'envois réussis.
Un copie carbone est envoyée à l'email d'audit du club.
Suivre la rotation gâteau / maillot / accompagnement
En bas de page, un tableau récapitulatif affiche la rotation sur la saison : pour chaque parent, le nombre de fois où il a apporté le gâteau, lavé le maillot ou accompagné en covoiturage. Cela permet de répartir équitablement les tâches.
Les parents ayant le plus contribué remontent en haut du tableau.
Utilisez ces données pour solliciter en priorité les parents qui n'ont pas encore participé.